بر اساس یک نظرسنجی اخیر ، همکاری ناکارآمد نقش مهمی در شکست کسب و کار دارد . و در حالی که اکثر مدیران کسب و کار به طور مستقیم این را درک می کنند، این دانش، دستیابی به همکاری را آسان تر نمی کند. انبوه داده ها در سرتاسر سازمان، هماهنگی را پیچیده تر کرده است، زیرا بخش های سلف باید اطلاعات را با شرکای داخل و خارج سازمان به اشتراک بگذارند.

با مدیرانی صحبت کنید که کسب و کار خود را با موفقیت هماهنگ کرده اند، و یک جمله متداول را می شنوید: سازمان هایی با منبع مشترک حقیقت سریع تر، موثرتر و در کنترل هزینه ها بهتر هستند .

رهبران کسب‌وکار به طور فزاینده‌ای نقشه‌ها را به‌عنوان منبع حقیقتی که همه طرف‌ها را در یک صفحه قرار می‌دهد، در نظر می‌گیرند. فناوری سیستم اطلاعات جغرافیایی (GIS) همه ذینفعان را قادر می سازد تا اطلاعات مهم را از طریق یک پلت فرم واحد به اشتراک بگذارند.

تجربه ارائه دهنده پهنای باند مستقر در بلفاست Fibrus نشان می دهد که چگونه فناوری GIS همکاری را افزایش می دهد. فیبروس پس از برنده شدن در مناقصه برقراری اتصال اینترنت به مناطق روستایی ایرلند شمالی، نیاز داشت تا یک زیرساخت بزرگ را با صدها کارمند، پیمانکار و پیمانکار فرعی هماهنگ کند و در عین حال اطلاعات دقیق را به سرمایه گذاران و رهبران دولتی گزارش کند. فناوری GIS به مرکزی برای اطلاعات و همکاری تبدیل شد.

ریاین گارسیا، مدیر ارشد GIS در فیبروس می‌گوید: «مجموعه C کامل ما قابلیت ورود به GIS را دارد. “سرمایه گذاران ما دارای لاگین و حتی سازمان های دولتی هستند که ما با آنها کار می کنیم. . . . از مرد روی زمین با بیل گرفته تا بالاترین کارمند، [آنها] همه لاگین دارند و از آنها استفاده می شود.»

GIS به Fibrus کمک کرد تا نزدیک به 6 میلیون دلار صرفه جویی کند و زمان تلف شده را تا 500 ساعت در هفته کاهش دهد. جزئیات پرونده فیبروس منحصر به فرد است، اما اصول آن می تواند توسط هر مدیر C-suite با هدف تقویت همکاری در سراسر یک سازمان، صرف نظر از صنعت، پذیرفته شود.

با نیروی متحد کننده نقشه ها و داشبوردها، فیبروس مسئولیت پذیری و شفافیت را با پیمانکاران افزایش داد، به طور موثر در سراسر پروژه ارتباط برقرار کرد و سهامداران را برای تصمیم گیری موثر توانمند ساخت.

درس همکاری شماره 1: شفافیت اطلاعات منجر به مسئولیت پذیری می شود

این یک سناریوی آشنا است: یک ایمیل برای ده ها گیرنده ارسال می شود که اطلاعات یا تصمیمی را درخواست می کنند. اگر مسئولیت به وضوح مشخص نشود، نتیجه اغلب سردرگمی و اتلاف وقت به جای همکاری است.

برای رساندن اتصالات پهن باند به 85000 خانه، فیبروس با بیش از 1000 عامل صحرایی کار کرد – پیمانکارانی که سنگرها را حفر می کردند، کابل ها را محکم می کردند، تیرها را می زدند و موارد دیگر. فناوری GIS به کانال اصلی ارتباطی مدیران و طراحان پروژه برای تبادل اطلاعات در مورد تغییرات در زمان واقعی تبدیل شد.

اگر یک قطب در طول ساخت و ساز نیاز به جابجایی داشت، شرکای طراحی تغییر را از داشبورد GIS بررسی و تأیید کردند و نیازی به ارسال پیام‌های رفت و برگشتی را از بین بردند.

Cade Wilkinson، رئیس برنامه ریزی در Fibrus می گوید: «این فقط اتلاف وقت است برای یافتن فرد مناسب برای صحبت یا جایی که اطلاعات خاصی به دنبال آن هستید. «من می‌توانم بگویم که در کسب‌وکار ما، بخش عمده‌ای از صرفه‌جویی در زمان ما از آنجا حاصل شده است.»

شفافیت همچنین در ساده‌سازی صورت‌حساب برای پیمانکاران و پیمانکاران فرعی نقش داشت. در گذشته، مدیران Fibrus ممکن بود ساعت‌ها در مورد اینکه چه کاری در چه زمانی کامل شده است و برای آن چه چیزی بپردازند، گیج می‌کردند. پس از اینکه شرکت از پیمانکاران خواست تا تمام پیشرفت ها را در GIS ثبت کنند، تاخیرها و اختلافات به میزان قابل توجهی کاهش یافت. به عنوان مثال، مدیران و پیمانکاران فیبروس می توانند روی نقشه ببینند که چند متر کابل در آن روز نصب شده است.

داده‌ها مزایای بعدی را به ارمغان می‌آورد و تخمین‌های دقیقی را برای پروژه‌های بعدی و روش‌های مدیریت کارآمدتر منابع ارائه می‌دهد.

با یک نقشه هوشمند که به عنوان رکورد شفاف پروژه عمل می کند، ذینفعان از سردرگمی که می تواند بهره وری را کاهش داده و هزینه ها را افزایش دهد، اجتناب کردند.

ویلکینسون می‌گوید: «اگر در GIS نباشد، ما به آن اعتماد نداریم.»

درس همکاری شماره 2: از همه سهامداران دعوت کنید

رهبران کسب و کار که همه ذینفعان را به عنوان همکار در نظر می گیرند و نظرات خود را در برنامه ریزی و تحویل پروژه لحاظ می کنند، می توانند خدمات را به سطح بعدی برسانند.

از آنجایی که فیبروس مسیری را برای ارائه اینترنت پرسرعت به ده‌ها هزار خانه از طریق کابل‌های فیبر نوری ترسیم کرد، برنامه‌ریزان شرکت برای آگاهی از مالکان دارایی که تحت تأثیر زیرساخت‌های باند پهن جدید قرار می‌گیرند از GIS استفاده کردند.

با استفاده از نرم افزار مکان یابی، برنامه ریزان اطلاعات مهمی مانند ترجیح ساکنان برای تاسیسات زیرزمینی به جای قطب ها را ثبت کردند. با آن داده‌هایی که در مرکز پروژه مرکزی ذخیره می‌شوند، فیبروس از ابتدای ساخت‌وساز تا مرحله عملیات، صدایی به مشتریان داد.

پس از امضای قراردادی مبنی بر شروع ساخت و ساز در یک قطعه زمین، قرارداد عکس گرفته شد و در GIS بارگذاری شد. پیمانکاران تغییر رنگ ملک را روی نقشه دیجیتالی مشاهده کردند که نشان می‌دهد کار می‌تواند آغاز شود. مدیران سایت و دیگران از نقشه برای پیمایش به محل کار و یافتن اطلاعات تماس برای مالکان استفاده کردند.

ویلکینسون می‌گوید: «این قابلیت دید را برای همه فراهم می‌کند.

به‌روزرسانی‌های وضعیت همچنین زمینه را برای سرمایه‌گذاران و حامیان دولتی مانند Building Digital UK و وزارت اقتصاد فراهم کرد.

با استفاده از GIS به عنوان یک مرکز برای داده ها از ابتدا، شرکت ها می توانند از عوارض و تاخیرهای ناشی از شکاف های اطلاعاتی جلوگیری کنند.

درس همکاری شماره 3: داشبوردهای مشترک، اقدام را تقویت می کنند

تلاش‌های همکاری اغلب توسط اطلاعات مخفی شده یا بخش‌هایی که نمی‌توانند به طور مؤثر ارتباط برقرار کنند، به دلیل تکیه بر فناوری‌های مختلف، متوقف می‌شوند. فیبروس نشان داد که GIS می‌تواند همه ذینفعان را با دسترسی بیشتر به داده‌های متفاوت توانمند کند.

داشبوردهای GIS این شرکت به رهبران پروژه این امکان را می دهد تا در یک نگاه موقعیت قطب ها یا طول کابل نصب شده در مکان های خاص را ارزیابی کنند. تیم های انطباق با بررسی داده هایی که ناظران سایت آپلود کرده بودند، شبکه را ممیزی کردند، در حالی که مشاوران حقوقی محل مجوزهای معوق را مشخص کردند.

داشبورد همچنین تصمیمات استراتژیک را در بالاترین سطوح شرکت اطلاع رسانی می کرد. هنگامی که یک تیم Fibrus لیستی از شهرهایی که شرکت ممکن است خدمات خود را در آنجا گسترش دهد ایجاد کرد، Wilkinson صفحه گسترده را به نقشه تبدیل کرد. نمای جغرافیایی یک بررسی واقعیت بود و نشان می داد که نمی توان به شهرهای خاصی دسترسی مقرون به صرفه داشت.

با عملیاتی شدن شبکه پهن باند در حال حاضر، فناوری GIS یک پورتال پرس و جو مشتری را تقویت می کند که به حل بیش از 1000 پرونده در کمتر از یک سال کمک کرده است. هنگامی که یک مشتری مشکلی مانند کابل‌های قطع شده یا یک قطب کج را گزارش می‌کند، نماینده مرکز تماس درخواست را در GIS ثبت می‌کند و می‌بیند که کدام تیم منطقه‌ای می‌تواند کارآمدتر آن را مدیریت کند. یک ایمیل خودکار به آن بخش ارسال می شود.

پس از حل مشکل، ایمیل خودکار دیگری به مدیران مرکز تماس می‌رسد که می‌توانند به‌روزرسانی را روی نقشه بررسی کنند و به مشتری اطلاع دهند که مشکل حل شده است. بدون بهره وری ارائه شده توسط GIS، چنین مواردی احتمالاً برای حل و فصل بسیار بیشتر طول می کشد.

مطالعه موردی در همکاری

هنگامی که صحبت از بهبود همکاری می شود، یک سیستم متمرکز برای ذخیره، به اشتراک گذاری و تجزیه و تحلیل اطلاعات می تواند بر بسیاری از چالش های تجاری غلبه کند. در زمینه‌های مختلف از امنیت شرکتی گرفته تا کشاورزی ، GIS با متحد کردن داده‌ها و ارائه بینش به تصمیم‌گیرندگان متعدد، همکاری داخلی و خارجی را هدایت می‌کند. مدیران به طور فزاینده ای همکاری را برای دستیابی به کارایی و بهره وری ضروری می بینند – و GIS را به عنوان یک فناوری کلیدی که به آن قدرت می دهد.